Exact Online koppelen aan uw andere systemen

U gebruikt Exact Online voor uw boekhouding en financiele administratie. Maar de rest van uw bedrijf draait op andere systemen: een CRM voor klantrelaties, een webshop voor orders, een planning-tool voor projecten. En die systemen praten niet automatisch met Exact.

• Orders uit uw webshop worden handmatig overgetypt in Exact, met het risico op fouten in bedragen en btw-codes
• Klantgegevens bestaan in twee of drie systemen, en niemand weet welke versie actueel is
• Facturen worden handmatig aangemaakt op basis van gegevens die iemand uit een ander systeem heeft gehaald
• Betalingsstatus uit Exact wordt niet automatisch teruggekoppeld naar uw ordersysteem, waardoor klanten bellen om te vragen of hun betaling is ontvangen
• Maandelijkse reconciliatie tussen Exact en uw andere systemen kost uren en levert steeds dezelfde correcties op

De Exact Marketplace biedt standaardkoppelingen, maar die dekken niet elke situatie. Als u een specifieke dataflow nodig heeft die niet op de marktplaats staat, bent u aangewezen op een maatwerkoplossing.

Wij bouwen directe koppelingen tussen Exact Online en uw andere systemen. Niet via een middleware die u niet beheerst, maar een koppeling die precies doet wat u nodig heeft.

• Automatische synchronisatie van klanten, producten, facturen en betalingen tussen Exact en uw andere systemen
• Orders uit uw webshop die automatisch als factuur in Exact terechtkomen, met de juiste bedragen, btw-codes en kostenplaatsen
• Betalingsstatus die realtime terugstroomt naar uw ordersysteem of klantportaal
• Foutafhandeling die werkt: als er iets misgaat, krijgt u een melding met precies wat er fout is gegaan en waarom
• Documentatie van de koppeling zodat u niet afhankelijk bent van een enkele leverancier

Hoe wij werken: wij beginnen met een gesprek om uw systeemlandschap te begrijpen. Welke data moet heen en weer? Welke business-regels gelden? Wat gebeurt er als twee systemen tegelijk dezelfde klant wijzigen? Daarna bouwen wij de koppeling in 2 tot 6 weken, afhankelijk van de complexiteit.

Voor de afweging vooraf: in wanneer een Exact koppeling op maat loont vatten wij samen waar een standaardconnector tekortschiet en welke procesvragen u eerst beantwoord wilt hebben. Voor de bredere context van API-integratietrajecten leest u API integratie laten bouwen: waar projecten misgaan.

Wat levert het op?

• Geen handmatig overzetten meer tussen Exact en uw andere systemen
• Minder fouten in facturatie: de data komt automatisch uit de bron, niet via een menselijke tussenkomst
• Betalingsstatus die altijd actueel is, zonder dat iemand het hoeft op te zoeken
• Maandelijkse reconciliatie die van uren naar minuten gaat
• Een koppeling die u bezit en beheerst, niet een middleware met een maandelijkse factuur