Live afsprakensysteem met postcode-validatie voor een regionale CV-installateur

Een installatiebedrijf met meerdere monteurs en servicegebieden plant elke dag tientallen onderhoudsbeurten en advies-afspraken. Vroeger ging dat via telefoon, e-mail en losse berichten: de klant nam contact op, een collega zocht een vrij moment in een gedeelde agenda, en mailde de bevestiging terug. Bij vakanties of pieken belandde dat snel in achterstand.

De pijnpunten waren herkenbaar voor elk service-bedrijf:

• Klanten konden alleen tijdens kantooruren een afspraak maken, terwijl het probleem (een uitvallende ketel) zich op zaterdagavond meldt.
• De agenda werd handmatig bijgehouden, met dubbele boekingen en gemiste afspraken als gevolg.
• Servicegebied en woningtype bepalen welke monteur moet komen, maar dat werd pas tijdens het inplannen uitgevraagd, na meerdere mails heen en weer.
• Spoed-aanvragen verdwenen in dezelfde inbox als reguliere onderhoudsverzoeken.

Wij bouwden een eigen afsprakensysteem op een aparte subdomein, gekoppeld aan de bestaande website. De klant doorloopt zelf een gestructureerde flow en krijgt direct beschikbare tijdslots te zien op basis van zijn adres en gekozen dienst.

Wat de applicatie concreet doet:

• Twee dienst-paden: vrijblijvend advies-op-maat (offerte na bezoek) of direct boeken van een onderhoudsbeurt met vaste prijs.
• Servicegebied-validatie op basis van postcode. Adressen buiten het werkgebied worden direct gevangen, voordat de klant tijd verspilt.
• Live agenda met beschikbare tijdslots, opgebouwd uit de werkelijke beschikbaarheid van de monteurs en hun gemiddelde rijtijden.
• Aanvullende vragen (woningtype, type advies, urgentie) zorgen dat de juiste monteur wordt ingedeeld zonder extra mailwisseling.
• Optionele foto-upload: klanten sturen direct een foto van de ketel of installatie mee, zodat de monteur voorbereid arriveert.
• Bevestigingsmail en kalenderlink naar de klant; agenda-event en taak naar de juiste monteur.

De applicatie draait op een eigen subdomein zodat de bestaande website ongemoeid blijft. De integratie loopt via een prominente "Afspraak maken"-knop op de hoofdsite.

Het systeem is sinds 2026 in productie. Klanten boeken nu zelf afspraken op het moment dat het ze uitkomt, ook 's avonds en in het weekend; voor de installateur betekent dat minder telefoon-tijd voor planning en een hogere conversie van website-bezoekers naar geboekte afspraken.

Concrete metrics worden hier toegevoegd zodra de meting over een volledig kwartaal beschikbaar is. Tot die tijd geldt: het bewijs is de live applicatie zelf.